Telefonische bereikbaarheid ondernemers

Kleinere ondernemers vinden het erg lastig om de telefonische bereikbaarheid van hun bedrijf te regelen. Toch is de bereikbaarheid juist voor dit soort kleinere bedrijven van belang. Zo blijkt het dat:

  • bellers ongeduldig worden nadat de telefoon drie is overgegaan;
  • bellers zelfs ge├»rriteerd raken als dat na 35 seconden nog steeds niet gebeurd is;
  • bellers bijna nooit een voicemail inspreken
  • bellers al na de eerste 10 seconden van het telefonische contact een oordeel vellen over het bedrijf
  • bellers zelden meer dan 1 poging doen om het bedrijf te bereiken als zij nooit eerder contact hadden met dit bedrijf
  • klanttevredenheid voor een belangrijk deel bepaald wordt door de manier waarop de telefoon beantwoord wordt
  • voor de vraag van klanten slechts 10% van de bedrijven direct een antwoord of oplossing heeft voor de klant
  • een tevreden klant slechts 1 op de 10 keer dat doorvertelt aan anderen en een ontevreden klant dat in de helft van de gevallen doet
  • wanneer de telefonische bereikbaarheid te wensen overlaat, dat vrijwel direct tot een ‘ontevreden’ uiting leidt op social media

Kortom, dat zijn nogal wat redenen boor een ondernemer om goed bereikbaar te blijven. Maar regel je dat dan, want niemand kan ondanks de mobiele telefonie in zin eentje 24 uur per dag bereikbaar zijn. Hierna hebben wij een aantal oplossingen voor je bedacht.

Hoe verbeter je de bereikbaarheid?

Ook als je een kleiner bedrijf hebt is de telefonische bereikbaarheid prima te regelen. Het begint bij het maken van de juiste keuze op het gebied van je telefonische structuur. En het eindigt bij de inrichting van de juiste processen. Zorg voor de volgende zaken:

1. Allereerst moet je het centrale telefoonnummer waarop jij bereikbaar bent zo inrichten dat je dat goed kan instellen. Zorg daarbij voor:

  • de mogelijkheid meerdere bellers tegelijk
  • voor een dooschakelmogelijkheid
  • voor een bediening op afstand
  • voor de mogelijkheid van het toevoegen van een tekstmenu met keuze / responsmogelijkheid

Als je kiest voor een VOIP centrale (Voice Over IP), dan kun je meestal over al deze functionaliteiten beschikken.

2. Vervolgens dien je na te denken over de afhandeling. Waar komt het telefoontje terecht en hoe kan de beantwoording het beste plaatsvinden, als jij tijdelijk niet bereikbaar bent:

  • een voicemail
  • een andere medewerker
  • het kantoor
  • of een externe telefoonservice

Al deze mogelijkheden hebben hun eigen voor- en nadelen. Je kunt de de voip centrale zo instellen dat afhankelijk van het tijdstip of de dag van de week een bepaalde bereikbaarheidsoplossing wordt gekozen.

 

Comments are closed.

Post Navigation